"DHL" 수출 신청방법

안녕하세요! 회사 돈 관리하는 직장인입니다.

 

해외 바이어에게 샘플이나 완제품을 보낼 때 가장 많이 쓰는 특송 서비스가 바로 DHL Express입니다. 하지만 기업 실무에서는 작은 실수 하나 때문에 통관이 지연되어 바이어 신뢰를 잃거나, 독박 운임을 쓰거나, 심지어 세무상 불이익(부가세 영세율 누락 등)을 받을 수 있습니다.

 

오늘은 초보 물류·무역 담당자분들을 위해 MyDHL+ 시스템 화면 순서에 맞춘 수출 신청 프로세스와
실무 꿀팁을 완벽하게 정리해 드립니다.

 

1. 발송 전 필수 준비 정보

송하인(Shipper) / 수하인(Consignee) 정보: 영문 회사명, 주소, 우편번호, 담당자명, 연락처 (특히 수취인 연락처 오류 시 통관 지연의 주원인이 됩니다.)
품목 정보 (영문): 구체적인 품목명, 수량, 단가, 총금액, 원산지(Country of Origin)
HS CODE (선택/권장): 6자리~10자리 세계 공통 상품 분류 번호 (통관 속도를 높이는 핵심 요인)
필수 서류: 상업송장(Commercial Invoice), 포장정보(Packing List), 화학/전자 소재의 경우 MSDS/SDS(물질안전보건자료) 또는 COA(분석증명서)

공식 홈페이지에서 예약을 시작하기 전, 아래 정보들을 미리 엑셀이나 메모장에 정리해 두면
업무 시간을 200% 단축할 수 있습니다.

2. MyDHL+ 단계별 발송 신청 프로세스

STEP 1. 발송 예약 및 용도 선택

DHL Korea 공식 홈페이지(MyDHL+)에 로그인한 후, [새로운 운송장 작성] 탭에서 발송인과 수취인 정보를 정확히 입력하고 다음으로 넘어갑니다.

• 서류(Documents) vs 물품(Non-Documents): 완제품이나 샘플은 무조건 [물품]을 선택해야 합니다. 물품을 선택하는 순간 세관에 상업송장(Invoice) 제출이 의무화됩니다.
• 본 발송물의 용도는 무엇인가요?: 드롭다운 메뉴를 눌러 목적에 맞게 선택합니다.

상업용(Commercial): 실제 바이어에게 판매 및 수출 계약을 맺고 보낼 때 (정식 수출신고 대상)
샘플(Sample): 테스트용, 전시회용 등 무상으로 제공할 때

 

 STEP 2. 품목 세부사항 입력 (★통관 보류가 가장 많은 마의 구간)

• 고유품목설명 (영문 품목명): 세관원이 물품의 정체를 단번에 파악할 수 있도록 구체적인 명사 조합으로 적어야 합니다.
  • ❌ 절대 금지 예시: Sample, Parts, Goods, Product (통관 100% 보류)
  • ⭕ 올바른 예시: Plastic Cosmetic Bottle Sample (고무 재질 화장품 용기 샘플), Printed Circuit Board for Medical Device (의료기기용 PCB)
• HS 코드 (통관 패스트트랙의 열쇠): 6~10자리 숫자를 입력합니다. 소액 샘플이라 필수 사항이 아니더라도, 무작위 세관 검사를 피하고 배송을 앞당기려면 무조건 기입하는 것을 강력히 권장합니다. (코드를 모른다면 관세청 관세법령정보포털 CLIP에서 조회 가능)
• 수량 / 개당 가격 / 중량 / 제조국: 추후 출력될 인보이스 데이터와 소수점까지 완벽히 일치해야 합니다.
  • 통화 기준: 기본 USD 기준이므로 원화(KRW)와 헷갈리지 마세요. 무상 샘플이라도 세관의 관세 평가를 위해 최소 금액(예: USD 10, USD 50 등)을 기재해야 합니다.
  • 제조국: 한국산 제품이라면 영문으로 KOREA, REPUBLIC OF 또는 KR을 입력합니다.

• 내용물에 대한 상세 설명을 개별적으로 입력하는 단계입니다. 대충 적으면 세관에서 100% 잡히므로 실무자 기준의 정확한 요령이 필요합니다.

 STEP 3. 세관인보이스 세부 정보 (자체 양식 연동)

• 내 인보이스 번호 입력 (필수): 회사에서 발행한 인보이스 상단의 문서 고유 번호(Invoice No.)를 이 칸에 똑같이 입력해야 합니다. 시스템 데이터와 실제 서류 정보가 일치해야 서류 불일치로 인한 통관 보류를 막을 수 있습니다.
• 관련자 추가 및 추가 세관 문서: 일반 거래나 샘플 건은 기본값인 [아니요]로 두고 넘어가면 되며, FTA 혜택을 위한 원산지 증명서(C/O) 등이 있을 때만 추가해 줍니다.

• DHL 시스템이 제공하는 인보이스 양식 대신, 우리 회사 자체 양식(엑셀 또는 ERP 발행본)을 사용할 때 거치는 화면입니다. ([내 인보이스 양식 사용] 체크 시)

 

STEP 4.포장 종류 및 규격 입력 (★회사 물류비 아끼는 구간)

물품 정보와 인보이스 등록이 끝났다면, 이제 물건을 포장한 박스의 실제 규격을 입력할 차례입니다. 대충 짐작해서 적었다가는 나중에 회사로 예상치 못한 추가 운임 폭탄 청구서가 날아올 수 있으니 주의해야 합니다.

• 포장 종류: DHL 전용 박스(FLYER, BOX 등)를 쓰신다면 해당 규격을 선택하시고, 일반 회사 박스나 우체국 박스를 쓰신다면 '고객 포장(My Own Package/Your Packaging)' 종류를 선택하시면 됩니다.
• 수량: 같은 사이즈, 같은 무게의 박스가 총 몇 개인지 입력합니다. (예: 1박스면 1)
• 중량 (kg): 저울로 측정한 포장 완료 상태의 실제 무게(Actual Weight)를 적습니다.
• 가로 x 세로 x 높이 (cm): 박스의 가장 튀어나온 모서리를 기준으로 정밀하게 측정하여 입력합니다.

물품 포장이 완료된 박스의 실제 규격(사이즈와 무게)을 입력하는 단계로, 최종 배송비가 결정되는 구간입니다.

 STEP 5. 지불 방법 및 무역조건(Incoterms) 세팅

• 운송 요금 지불 방법: 우리 회사가 낸다면 [발송인 고객번호 사용]을, 바이어가 내는 착불(Collect) 건이라면 [수하인(Receiver)]을 선택한 뒤 바이어의 DHL 고객번호 9자리를 입력합니다.
• 관부가세 지불 방식: * 일반적인 경우 (바이어 부담): [수하인(Receiver)]을 선택합니다.
  • 완전 무상 서비스 (우리 회사 부담 - DDP): 바이어에게 세금까지 면제해 주려면 [발송인(Shipper)]을 선택해야 현지 세금이 우리 회사로 청구됩니다.
• 세관 무역조건 (인코텀즈): * DAP (Delivered at Place): "운임은 보낸 사람이 내고, 현지 세금은 바이어가 낸다"는 의미로, 기업 간 샘플 발송 시 가장 많이 세팅하는 기본값입니다.
  • EXW (Ex Works): 바이어가 운임과 세금을 모두 부담하는 완벽한 착불 건일 때 선택합니다.

• 배송비(운송 요금)와 세금(관부가세)을 각각 누구에게 청구할지, 어떤 무역 조건으로 보낼지 예민한 단계입니다.

 

STEP 6. 예약 완료 및 세관문서 온라인 업로드 (PLT)

• 파일명은 반드시 '100% 영문'으로 작성: 한글 파일명(예: 인보이스_최종.pdf)은 시스템 오류를 일으킵니다. 반드시 Invoice_회사명_날짜.pdf 또는 PackingList_회사명_날짜.pdf 형태로 저장 후 업로드하세요.
• 사전 서명 확인: 업로드 전, 인보이스 파일 내에 담당자의 영문 서명(Signature)이나 회사 직인이 날인되어 있는지 꼭 확인하세요. 서명이 없으면 통관 거부 사유가 됩니다.
• 정식 수출신고 필수 대상: 물품 가액이 FOB 기준 200만 원을 초과하거나, 소액이더라도 회사의 수출 실적 인정 및 연말 부가세 환급(영세율 적용)을 위해 DHL 수출신고 대행을 신청한 건은 금액과 관계없이 서류 업로드가 필수입니다.
• 모든 예약 절차가 끝나면 인보이스 등의 통관 서류를 온라인으로 미리 제출하는 Paperless Trade(PLT) 단계로 이어집니다. 종이 유실을 막고 통관을 빠르게 해주는 고마운 기능이지만, 아래 주의사항을 놓치면 오류가 납니다.

 

실제 MyDHL+ 웹사이트 화면을 보면서 기업 실무 기준의 DHL 수출 신청 순서와 주의사항을 차근차근 배워보았습니다.

 

자금과 물류, 두 마리 토끼를 다 잡아야 하는 회사 돈 관리 담당자 입장에서는 참 신경 쓸 게 많은 게 해외 발송 업무입니다. 하지만 오늘 정리해 드린 디테일 몇 가지만 미리 기억해 두셔도, 통관 지연으로 인한 바이어의 독촉 전화나 예상치 못한 추가 운임 폭탄을 완벽하게 막을 수 있습니다.